CZAPPS

System ewidencji i rozliczania czynszów v. 5.9

 

System informatyczny ewidencji i rozliczania czynszów umożliwia zautomatyzowanie prac w księgowości czynszowej, poprawia wydajność pracy oraz szybkość i jakość obsługi lokatorów. Posiada możliwość skonfigurowania programu tak, aby otrzymywać informacje o rozrachunkach z innych tytułów, np. Funduszu remontowego, ubezpieczenia itp.

 

Zmienna liczba składników stawki czynszowej i parametrów lokalu

Możliwość instalowania sposobu naliczania stawki czynszowej z uwzględnieniem dowolnej liczby dowolnie nazwanych składników, rozliczanych w stosunku do jednej z wielu dowolnie zdefiniowanych, wybranych i nazwanych podstaw rozliczeniowych. Sposób naliczenia stawki czynszowej może być różny dla różnych bloków. Zróżnicowanie to odnosi się także do dowolnie nazwanych rodzajów lokali (np.: mieszkalne, usługowe, garaże itd.).

 

Naliczanie w stawce podatku VAT

Definiowanie specjalnych składników podatku VAT, automatyczne wyliczanie podatku dla danego składnika, wydruk za pomocą dodatkowego programu DRUKACZ faktur i rachunków uproszczonych, prowadzenie rejestru sprzedaży VAT. Uwidocznienie VAT-u w syntetykach (zestawieniach sprzedaży)

 

Przecena na następne miesiące

Możliwość naliczania przecen i bonifikat na następne miesiące, zapewniająca terminowe wydrukowanie zawiadomień. System w pełni kontroluje stan przetwarzania i w odpowiednim momencie dokonuje zatwierdzenia i zaksięgowania wyliczonych w ubiegłym okresie przecen.

 

Bonifikaty

Możliwość rozliczania bonifikat z dokładnością do jednego dnia oraz z uwzględnieniem stawki dotyczącej okresu bonifikaty.

 

Zachowanie historycznych naliczeń

Możliwość pamiętania parametrów naliczeń z poprzednich miesięcy dla poszczególnych lokatorów (parametry, stawki) wraz z obowiązującym wtedy sposobem naliczeń.

 

Obroty na koncie lokatora za poprzednie lata

Możliwa jest natychmiastowa informacja o obrotach na koncie dowolnego lokalu w postaci informacji ekranowej lub wydruku (także masowego), od pierwszego w danym roku bilansu otwarcia z uwzględnieniem bieżąco księgowanych wpłat, bonifikat i korekt, co pozwala na szybkie sprawdzenie prawidłowości zaksięgowania dokumentów źródłowych na koncie, tak w bieżącym roku jak i w latach poprzednich. Funkcja ta dostępna jest także przy księgowaniu zapłat.

 

Naliczanie i rozliczanie kar

W systemie istnieje możliwość naliczania kar za nieterminowe opłaty jako wielkości pozabilansowej, a także rozliczania tych kar w myśl zasady, że kara staje się obciążeniem w momencie wpłaty. Na życzenie użytkownika istnieje możliwość automatycznego generowania dokumentów wejściowych np. przeksięgowań (wyksięgowań) z nadpłat na kary.

 

Zamiany mieszkań, pustostany, remonty

System wspomaga proces zamiany mieszkań i wprowadzania nowych bloków poprzez umożliwienie naliczenia części stawki czynszowej. Łatwe też jest ostateczne rozliczenie zdającego mieszkanie, gdyż jego konto zostaje zachowane pomimo uruchomienia konta nowego lokatora. Pozwala także na obserwowanie mieszkań pozostających w gestii administracji (pustostany, remonty itp.).

 

Administracja powiernicza

System jest w stanie oddzielnie rozliczać i naliczać czynsz dla administracji powierniczej i administracji własnej

 

Dostęp przez nazwisko/adres

System pozwala na dostęp do informacji o lokalu nie tylko przez identyfikator, ale także przez nazwisko/adres lokalu i ewentualnie numer rejestru członkowskiego (jeżeli taki występuje).

 

Użytkowanie kilku lokali.

W przypadku użytkowania kilku lokali przez tego samego najemcę możliwe jest kojarzenie tych lokali, usprawniające windykację należności oraz korespondencję z tym najemcą.

 

Notatki o lokatorze/lokalu

Możliwość robienia notatek przywiązanych do lokalu, pogrupowane w grupy o jednakowym typie np.:"Sprawa sądowa", "Wykreślenie z członkostwa", "Eksmisja" oraz "Rożne" (inne informacje). Wprowadzanie w “Danych osobowych” (modyfikacje kartoteki) - widoczne (słyszane) głównie przy okazji wejścia w tzw.„obrotówkę”

Wydruk zaległości dla określonego typu notatek.

 

Bieżąca agregacja danych

W trakcie naliczeń system agreguje informację w wielu pożytecznych układach i natychmiast po np.: naliczeniu sprzedaży (obciążenia) można zobrazować sprzedaż w wielu przekrojach, za wybrany okres. To samo dotyczy bonifikat, korekt, wpłat i obrotów.

 

Odnajdywanie błędów, nietypowe zestawienia

Mechanizm odnajdywania błędnych zaksięgowań, poprzez system przeglądania obrotów pod dowolnym kątem. Przeglądanie to jest na tyle uniwersalne, że pozwala na wykorzystanie także do sporządzania nietypowych zestawień obrotów.

 

Definiowalne wydruki

Specjalny interpreter, pozwalający na zaprojektowanie wydruku z dodatkowymi pytaniami, przygotowaniem danych. Wydruk te mogą mieć postać tabeli lub dokumentu (np. zawiadomienia z treścią)

 

Drukowanie książeczek płatniczych

Możliwość wydrukowania książeczek płatniczych z uwzględnieniem aktualnego stanu konta oraz informacji o wielkości czynszu (składnikami na okładce). Blankiet taki zapewnia minimalizację zaległości czynszowych i może zastąpić szereg zawiadomień (o przecenach, o zaległościach). Blankiet ten zawiera wszystkie informacje niezbędne do realizacji wpłaty w okienku pocztowym.

 

Minimalizacja wydruków, wydruki "na dysk"

W systemie położono nacisk na minimalizację wydruków, poprzez umożliwienie realizacji wydruku w formie zbioru dyskowego i przeglądania go na ekranie monitora oraz funkcję przeglądania danych w wielu przekrojach w tym informacji syntetycznej z możliwością realizacji wydruku w miarę potrzeb.

 

Ochrona danych

Trzy stopnie ochrony danych umożliwiają pracę z praktycznie zerowym ryzykiem także w przypadku awaryjnego wyłączenia prądu.

 

Współpraca z innymi systemami

System współpracuje z: systemem finansowo księgowym PROFIKS, systemem rozliczania kredytów AKRED, systemem rozliczania indywidualnych i zbiorowych liczników wody lub gazu WODACZ

 

Sieć komputerowa

System jest w pełni przystosowany do pracy w sieci lokalnej.

CZAPPS–moduły funkcjonalne do ver.5.9

System ewidencji i rozliczania czynszów v. 5.9

 

System ewidencji i rozliczania czynszów został rozwinięty w kierunku indywidualizowania działania (modułowość) w konkretnych zastosowaniach. Oto moduły, które, w opinii użytkowników najbardziej usprawniły pracę.

 

Wieloletnie odsetki od nieterminowych  płatności

Liczenie odsetek za nieterminowe płatności za lata poprzednie, praktycznie bez ograniczenia liczby lat. Funkcja ta pozwala księgować płatności oraz zwiększenia i zmniejszenia obciążenia z datą windykacji (dla potrzeb liczenia odsetek) z wyprzedzeniem lub opóźnieniem kilkuletnim, co z kolei zmienia naliczenia odsetek w bieżącym okresie.

 

Dowolne grupowanie zasobów

Tworzenie zdefiniowanych grup kartotek dla celów oddzielnego drukowania, sumowania. Grupy te mogą być definiowane dowolnie np. budynek i jedna kartoteka z innego

 

Analiza dodatków mieszkaniowych

Analiza dodatków mieszkaniowych, pozwalająca w sposób jasny pokazać nie wywiązywanie się lokatora z jego części odpłatności.

 

Wydruk z doborem pól i warunków

Wydruk z możliwością ujęcia w tabeli dowolnych danych (liczbowo - obciążeń) z kartoteki, z dowolnym warunkiem na te dane. Dotyczy to danych za miesiąc bieżący, poprzednie miesiące, a także okres. Na wydruku mogą być uwzględnione obroty lub nie.

 

Statystyka zasobów

Statystyka rozmiarów zasobów (liczba poszczególnych elementów, m2 itp.) z możliwością dostosowania grupowania danych do potrzeb sprawozdawczych wg indywidualnych potrzeb.

 

Statystyka zadłużeń

Porównawcza statystyka zadłużeń, uwzględniająca specyfikę analiz np. porównanie z poprzednim okresem, uwzględnienie pozostałych instalacji programu czynszowego, uwzględnienie układu danych zgodnego z potrzebami sprawozdawczości.

 

Bieżące zadłużenie

Wydruk zadłużenia z wszelkimi dokumentami obrotowymi, także oczekującymi na zaksięgowanie (zatwierdzenie).

 

Ułatwienie księgowania funduszu remontowego

Ułatwienie księgowania wydzielonego funduszu remontowego, podczas księgowania wpłat. Specjalny kalkulator, podpowiadający wysokość opłaty na ten fundusz i pozwalający na sprawne rozliczenie kwoty wpłacanej na odpowiednie części. Automatyczne oznaczanie wpłaty na fundusz.

 

Wydruk wydzielonego funduszu remontowego

Wydruk zawiadomień o wysokości opłat czynszowych z uwzględnieniem wydzielonego funduszu remontowego, w układzie dostosowanym do indywidualnych wymagań (jedna kwota na cały rok, opłata miesięczna, kwartalne itp.).

 

Zaimplementowana w systemie modułowość pozwala na wykonywanie indywidualnych modułów funkcjonalnych zgodnie z potrzebami poszczególnych klientów. Zachęcamy do informowania nas o potrzebach, które pozwolą usprawnić pracę w dziale czynszowym i działach bezpośrednio współpracujących. Nie zawsze oznacza to dużą pracochłonność z naszej strony, ale zawsze zmniejszenie pracochłonności ze strony obsługujących oprogramowanie.

CZAPPS – co nowego ?!

System ewidencji i rozliczania czynszów v. 6.1

 

System ewidencji i rozliczania czynszów zawiera moduły wyżej opisane. Moduły te instalowane są na życzenie użytkownika w ra0mach wersji 6.1

 

Pełny opis lokalu: typ, prawo do lokalu, wspólnota itd.

Opis lokalu dotyczący jego przyporządkowania do konkretnej nieruchomości wspólnoty oraz cech związanych z prawem najemcy do lokalu i typem lokalu. Opis ten jest wykorzystywany w syntetykach (klawisz F9), podczas przesyłania danych do programu finansowo księgowego, służyć określeniu wysokości opłat (gdy nie ma cennika) oraz podczas wydruków.

 

Możliwość przypisania kilku użytkowników

Podczas zakładania i zmian w kartotekach czynszowych jest możliwe przypisanie do jednego lokalu więcej niż jednego najemcy (członka SM, użytkownika). Ze względów technicznych należy wcześniej określić ich maksymalną liczbę.

 

Daty zajmowania lokalu

Każdy lokal ma przypisaną datę rozpoczęcia i zakończenia obciążania. Powoduje to automatyczne zmniejszenie, a potem (w następnym miesiącu) wyzerowanie opłat.

 

Nowy sposób księgowania wpłat i korekt

Podczas księgowania wpłat istnieje możliwość wpisywania treści operacji poszczególnych księgowań. Każda pozycja jest opisana oprócz dotychczasowych danych (indeks, daty, strona WN MA, kwota.) także nazwiskiem (nazwą najemcy)

 

Parowanie zapłat z obciążeniami

Księgowanie zapłat może odbywać się także z dokładnym przypisaniem płatności do konkretnego obciążenia.

 

Cenniki składników obciążenia

Zmiany wysokości składników opłat mogą odbywać według istniejących elementów przyporządkowania lub za pośrednictwem tzw. cenników czyli jeszcze jednej „cechy” lokalu. Zaletą cennika jest możliwość prezentowania historii zmian poszczególnych cen. Z cennikami mogą być związane różne sposoby (wzory) liczenia opłat ( w zależności od ustawień).

 

Nowy sposób definiowania przecen

Przeceny w tej wersji uwzględniają pełny opis lokalu (przytoczony wyżej). Oznacza to, że można definiować przecenę dla konkretnej wspólnoty. Inny sposób to możliwość wykorzystania tzw. cenników (opis powyżej).

 

Liczenie odsetek od „zapłat”

Sposób liczenia odsetek w którym podstawą ich wyliczenia jest kwota zapłaty, ponieważ wtedy wiadomo jaka jest data rzeczywistej spłaty tej części zadłużenia. Dotyczczasowy sposób naliczeń jest zachowany.

 

Liczenie odsetek od wystawionych faktur

Sposób liczenia odsetek w którym podstawą ich wyliczenia jest kwota i data zapłaty z faktury wystawionej w podsystemie "Drukacz". Ten sposób może dotyczyć tylko części zasobów.

 

Nowe „UWAGI”

Możliwość wpisywania większej linii tzw. „uwag”, czyli zapisków dotyczących lokatora.

 

Rozszerzone ustawienia druku

Każda stacja robocza w sieci ma oddzielne ustawienia parametrów drukowania oraz oddzielne nazwy plików do wydruku. Parametry te zostały uzupełnione o możliwość tłumaczenia (konwersji) standardu polskich znaków oddzielnie dla drukarki i oddzielnie podczas „drukowania do pliku”. (tak, aby podgląd wydruku był bardziej przejrzysty).

 

Rozszerzona „konfiguracja dodatkowa”

Każda stacja robocza w sieci może mieć oddzielne ustawienia parametrów tzw. dodatkowych oddanych do dyspozycji operatora (klawisz F10) takich jak np. „automatyczne numerowanie wpłat”.

 

Obsługa bankowych kont indywidualnych

Aby usprawnić księgowanie wpłat, po reformie bankowości (nowe konta dokumentów i brak przekazywania dokumentów źródłowych), bank proponuje indywidualne konta kontrahenckie (nazywane także wirtualnymi). W programie istnieje możliwość generowania kont (z wyliczeniem cyfry kontrolnej IBAN), przesyłania danych do firmy drukującej książeczki z numerami indywidualnych kont oraz księgowanie automatyczne danych przesyłanych z banku.

Procedura jest dostosowywana do indywidualnych potrzeb odbiorcy.

 

Obsługa dekretacji sprzedaży, not do programu finansowo-księgowego

Moduł dekretacji not do programu finansowo-księgowego pozwala na sprawne dekretowanie not z wykorzystaniem planu kont programu PROFIKS. Wykorzystuje także przypisania (opisane wyżej), które odzwierciedlają strukturę rozliczeń. Rozliczenia te są wykorzystywane podczas rozliczania kosztów.

 

Przesyłanie danych do wykorzystania w arkuszu kalkulacyjnym

Dane do arkusza kalkulacyjnego mogą być dowolnie wybrane w ramach istniejących podziałów w CZAPPS. Chodzi tu o podział na składniki opłat, tzw. przypisania (wyżej opisane).

 

Korespondencja seryjna (np. w MS Word)

Program tworzy bazy adresowe wraz z danymi do wysyłania korespondencji seryjnej, przydatne w takich programach jak „MS Office”, „Open Office”. Przykładem może być: wezwania do zapłaty, informacje o zmianie opłat.

 

Informacja o koncie w internecie

Moduł obsługi internetowej pozwala na przeprowadzenie procedury rejestracji i aktualizacji danych w internecie.

 

System przydzielania i kontroli praw użytkowników.

Przydzielanie praw do poszczególnych funkcji programu, pozwala na ochronę danych oraz na autoryzowania zmian w oprogramowaniu i wydruków. System obejmuje zaprojektowanie uprawnień, udokumentowanie, umieszczenie w programie. Program kontroluje wtedy okresową  i na żądanie użytkownika zmianę haseł.